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シングルタスクと仕事の優先順位の考え方

2019年9月1日

スキルアップ

仕事をしていると「あれ?今何やってたっけ?」と思うことはありませんか? これはどの仕事にも言えることですが、人を動かしたりスケジュールを調整したりするポジションの職種に特に当てはまることだと思います。(Web業界だとプロデューサーやディレクターあたりでしょうか)

私はWebディレクターという立場上、Webサイトのチェックや納品、資料の作成など複数の仕事を処理するのですが、その最中に問い合わせの対応をしたり、ミーティングがあったりなんかすると、元々何をやっていたか思い出すのに時間を費やすことがよくあります。

今回はそんな「今、何やってたっけ?」となる問題が発生しても仕事をスムーズに進めるために、シングルタスクと仕事の優先順位の考え方について書きます。

世は大マルチタスク時代

上述のような問題はなぜ起こるのか? それはなんといっても複数の処理を同時に求められていることが原因です。

例えば、Webディレクターはサイトの企画~納品までその案件に携わる身なので、その各工程の作業に関わりつつ、関係各所への連絡やスケジュールの調整もこなすなど役割は多彩です。そうなると、仕事に追われている中で全てを記憶しておくのは困難です。

私は仕事をPCの付箋機能(sticky note)などに簡易的にリストアップして管理していますが、それでも酷いときは、付箋の縦幅がPCのディスプレイの上から下まで伸びて、突き抜けそうになっている時があります。

こうなるともう何から手をつけて良いやら。急ぎのことから…といっても「全部急ぎやん!」となることも。

マルチタスクからシングルタスクに切り替える

一見するとマルチタスクは効率的なようですが、実際には仕事が遅延する原因にもなっています。仕事が積み重なって心の焦りを招くことも1つですが、今取り掛かっている仕事が疎かになることで仕事の進捗が遅れて、品質的なミスにも繋がり、修正などに時間を割かれるという始末です。

しかし、仕事は片付けていかなければなりません。そこで大切になるのがシングルタスクの考え方です。まず今やっている仕事にのみ集中します。その間、他の仕事は何もしません。

メールが気になる? しかし、メールも見ません。とにかく目の前の仕事が自分の手から離れるまでやりきります。 しかし、ただ思いついた仕事から1つずつこなすだけでは、やはり仕事の遅延が発生してしまいます。

そこで仕事に優先順位をつけることも大切になってきます。これを間違えると納期や連絡の遅延などで関係各所に迷惑がかかってしまいます。ですので、まずは今やるべき仕事をリストアップします。私は付箋機能を使用していますが、最近では様々な管理ツールがあるため、それらを使用しても問題ありません。

仕事の優先順位の決め方

まず仕事のリスト化を行います。リスト化のコツは思い付いた仕事から書き出すことです。

次にそのリストを眺めながら急ぎの順に並べます。また、急ぎの中でも他人に依頼することがある仕事については優先順位を高くします。 自分ひとりで完結する仕事はこれより後ろです。なぜなら自分ひとりで済む仕事は、時間を有効活用すれば巻き返せますが、他人が関わる仕事については、他人が自分の思い通りに動いてくれるとは限らず、それが全体の進捗の遅れにつながる可能性があるからです。

急ぎでない仕事の中にも、他人に頼むことがあるものについては優先度は高いです。なぜなら、他人に頼んでやってもらっている間に自分は別の仕事に取り掛かることができるからです。

これらの原則でリストを作成すると、優先順位は以下のようになります。

このように並べ終えたら、あとはひたすら上から順番に取り組みます。このときに大事なのは上位の仕事が終わっていない(自分の手から離れていない)段階で、別の仕事に取りかからないことです。取り掛かった仕事が終わった段階で、次の仕事に取り掛かります。

するとどうでしょう。先程までリストに並んでいた仕事たちが上から順番に消えていきませんか。もし仕事が積み重なっていて身動きがとりづらかったり、優先度が把握できていない場合は、このリスト化の方法を試してみてください。

なお、慣れてきたら以下のような応用も可能です。

急ぎでない仕事であっても、ほんの数分で他人に伝達可能であれば自分のところに仕事を留めておく必要はないので、口頭やメール、チャット、電話…何でもいいので仕事を伝えて取り掛かってもらいましょう。その後に自分の急ぎの仕事に取りかかります。また、ミスやクレーム等で生じた緊急事態については何よりも優先して対応しましょう。

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クリエイター:TicTacさん
掲載元サイト:写真AC