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仕事は細分化して考えよう

2019年7月14日

Webディレクション

働き方改革が叫ばれる昨今、仕事を効率的にこなし定時で帰ることが当たり前となっています。しかし、我々Webディレクターには以下のように様々な仕事(タスク)が求められます。

・サイトや仕様の調査
・見積
・打ち合わせや提案
・スケジュールや各種資料の作成
・ワイヤーフレームの作成
・制作進行管理
・チェック

仮に社内リソースが足りない場合、自らデザインやコーディングをすることも…。 そのため、つい夜遅くまで残業になるケースは多いのではないでしょうか。

しかもプロジェクトの規模が大きくなるほど、タスクが山積し、工程が複雑化…。

「どこから手をつけよう」
「誰にどのタスクを振ろう」
「納期には間に合うかな」
「もうだめだ…おしまいだぁ…」

といった感じになる人もいると思います(え?私だけ?)

そんなわけで、私のような小心者でもWeb制作の現場を乗り切れるよう、仕事の効率化について書きたいと思います。
本日はその第一弾として「仕事の細分化」についてお話しします。

仕事の細分化の意味

冒頭でも述べたとおり、Webディレクターには多様なタスクがあります。 しかし、どれほどの人間がマルチタスクに向いているでしょうか。 正直、頭の中は常にタスクのゴミ屋敷状態です。

また、マルチタスクの弊害により仕事が中断し、増々そのゴ…仕事の山に埋もれることになります。

そこで、まずはマルチタスクになっている仕事をシングルタスクにすることから始めたいのですが、 そのためにはタスクを洗い出して、それらを各フェーズ(段階)に区分けする必要があります。

ここでいう仕事の細分化とはそういう意味です。

仕事の細分化の手法

例えば、朝起きて会社に行くまでの動きを細分化すると以下のようになります。 (あくまで一例です)

・ベッドから起きる
・顔を洗う
・歯を磨く
・髪を整える
・仕事着に着替える
・朝食をとる
・新聞を読む
・バッグを持って靴を履く
・家を出て、鍵を閉める

「会社にいく準備をする」という行動に対して、これだけやることがあります。 これもただ「会社にいく準備をする」というタスクのままだと何をしていいかわからなくなります。 しかし、細分化されていると行動が明確になり、行動スピードも上がります。 (知らないうちにみんな細分化をしているのです)

さて、それでは仕事を例にしてみましょう。 例えば見積を出すにしても以下のような段階が発生します。 (これもあくまで一例です)

・要件を聞き出す
・その要件に基づき調査を行う
・情報を整理する
・それぞれの単価を出す
・合計を計算する
・見積書を作成する
・見積書を上司に提出する
・上司からOKをもらう
・見積書をクライアントに提出する

だいたいこんな感じになりますね。続いて、これらの各段階に対してやることを決めます。

・要件を聞き出す
=メールをする

・その要件に基づき調査を行う
=メールの返事を基に可否などを調べる

・情報を整理する
=調べた内容を整理する

・それぞれの単価を出す
=調べた内容が複数の場合は、それぞれの単価を出す

・合計を計算する
=単価の合計を出す

・見積書を作成する
=決まった書式で見積書を作成する

・見積書を上司に提出する
=手渡しでもPDFでもなんでもいい

・上司からOKをもらう
=口頭でもメールでも電話でもなんでもいい

・見積書をクライアントに提出する
=見積書をメールに添付して送信

こうして分けることにより、タスクの内容が明確になり行動しやすくなります。
また、上司に見積書を提出してからOKが出るまでの時間も見逃せません。 自分の手からタスクが離れている間は、見積以外の仕事をこなせるからです。

仕事を一気にこなす時間がない場合

1つの仕事に集中できるのが理想ですが、実際には見積を作っている最中に別の仕事が舞い込んでくるケースがほとんどです。 そんなときはタスクの納期も考慮して行動を決めます。

【見積の猶予が1週間(5営業日)ある場合】

・要件を聞き出す(1日)
・その要件に基づき調査を行う(1日)
・情報を整理する(0.5日)
・それぞれの単価を出す(数分 )
・合計を計算する(数分 )
・見積書を作成する(0.5日)
・見積書を上司に提出する(数分)
・上司からOKをもらう(承認まで1日)
・見積書をクライアントに提出する(数分)

例え他の仕事が舞い込んでも、事前にタスクに対する時間配分がわかっていれば、納期に間に合わせることができます。

総括

さて、仕事の細分化について私なりの考え方をザックリと紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。職種によって仕事内容に違いはあるので、今回のやり方だけでは解決できない場合もあるかもしれません。しかし、仕事をフェーズごとに細切れにして、行動を見える化することで解決までの時間が短縮されるはずです。 「もっと良い案があるぞ!」という方はぜひお知らせいただければと思います。